Em um mundo onde as relações intrapessoais e interpessoais se multiplicam como um piscar de olhos, manter a concentração e o foco tem se tornado uma atividade cada vez mais complexa. E, com o objetivo de movimentar soluções em prol de quem precisa melhorar seu desempenho, a Maxpesa criou este artigo que traz dicas e técnicas eficazes de gerenciamento de tempo.
Gestão do tempo é basicamente a prática de administrar o tempo disponível para cumprimento do que é necessário. Ao invés de, por exemplo, não pensar sobre ele e apenas executar, gestão do tempo é ativamente organizar de forma a otimizá-lo. Um bom gerenciamento de tempo garante como resultado o aumento de produtividade, fazendo toda a diferença em sua rotina. Em contrapartida, uma gestão ruim de tempo pode causar problemas inclusive na saúde. Como, por exemplo, estresse, sobrecarga mental e emocional, perda de sono, entre outros.
Existem várias técnicas, estratégias e ferramentas desenvolvidas para ajudar com essa tarefa, mas como escolher a que mais se adapta ao seu perfil? Vale conferir algumas de nossas dicas e testar para descobrir.
Ah, antes de começar lembre-se que organização e tecnologia andam juntas e são a chave para seu dia render mais, te levando a altos níveis de produtividade…
Técnicas para uma melhor gestão de tempo
1 – Planejamento é tudo!
Não é novidade pra ninguém que a base de qualquer coisa na vida deve ser o planejamento. Com as atividades do dia-a-dia não poderia ser diferente, porém é preciso ter certa cautela. Planejar é fundamental, mas planejar grandes períodos de uma só vez pode contribuir para a má gestão do tempo.
Em vez de planejar a semana ou o mês inteiro, tire quinze minutinhos diariamente e reveja as atividades que precisam ser cumpridas naquele mesmo dia. Defina uma ordem de prioridades, começando pelo mais complexo ao mais fácil. Assim, você não gastará energia demais com as atividades menores, nem cairá na tentação de postergar o que precisa ser feito.
Para ajudar com o planejamento das atividades, uma dica simples é ter sempre sua lista às vistas, sejam elas em papel ou no formato digital. Aliás, por falar em formato digital, o pessoal aqui na #Maxpesa costuma utilizar ferramentas como o Evernote, o Tiktik, o Todoist, entre outros.
2 – Técnica Pomodoro de gestão de tempo
Esta técnica foi desenvolvida no final dos anos 1980 por Francesco Cirillo. Ela é ideal para entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa, descobrir o que te distrai, aumentar a produtividade e melhorar a sua capacidade de gerenciamento de tempo.
Em resumo, a técnica se baseia na divisão do fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa. Sendo assim, para colocar em prática, você precisa de um cronômetro para controlar o tempo. Bem como, de uma lista de tarefas para saber exatamente o que você precisa realiza. A cada 4 ciclos de 30 minutos, ou seja, 25 minutos de atividade e 5 minutos de pausa, faça uma pausa maior entre 15 e 30 minutos.
Veja abaixo:
- Liste todas as tarefas pendentes;
- Programe um cronômetro para 25 minutos e escolha uma dessas tarefas pendentes para realizar continuamente durante esse tempo;
- Mesmo que a tarefa ainda não tenha sido concluída, após esses 25 minutos de trabalho, faça uma pausa de cinco minutos.
- Retorne para a tarefa por mais 25 minutos e repita esse procedimento até concluir a atividade.
Essa técnica é eficiente para quem tem dificuldade em se manter focado, já que por 25 minutos, você vai precisar evitar distrações como o celular ou até mesmo conversar com outras pessoas, como colegas de trabalho, focando apenas em uma única atividade.
Para ajudar com a técnica, mais uma vez a tecnologia pode ser fundamental. O site Tomato Timer, por exemplo, é uma excelente dica pra aumentar sua produtividade dia após dia.
3 – Matriz de Gerenciamento de tempo
Acumular atividades pode dispersar e favorecer a procrastinação, além de tornar a rotina mais cansativa. A matriz de gerenciamento de tempo é uma ferramenta visual que ajuda a priorizar e administrar as horas do dia de acordo com o que realmente importa.
A ferramenta, também conhecida como Matriz de Eisenhower, envolve uma grade simples, com quadro de quadrantes:
1. Importante e urgente
2. Importante, mas não urgente
3. Não importante, mas urgente
4. Não importante e não urgente
a ideia é que você deve priorizar o que está no primeiro quadrante (importante e urgente) e programar as tarefas do segundo. No terceiro, em relação ao que não é importante mas é urgente, se puder, delegue. E tente eliminar do seu dia o que está no quarto, já que não é importante para sua rotina e nem urgente.
É importante saber diferenciar entre importante e urgente: o que tem um prazo curto é urgente, importante é o que realmente vai ter resultados e te levar para mais perto de algum objetivo.
4 – Técnica 5W2H
A técnica 5W2H é tão simples e prática que pode ser útil em inúmeras ocasiões, não só na gestão de tempo, mas em diversas áreas da vida. O objetivo é avaliar a importância e fomentar o início de qualquer projeto, baseando-se na resposta de 7 perguntas representadas pelos 5W e 2H:
- What (O que será feito?)
- Why (Por quê será feito?)
- Where (Onde será feito?)
- When (Quando será feito?)
- Who (Quem será o responsável?)
- How (Como será feito?)
- How much (Qual será o custo?)
Respondendo as questões, você já tem o passo inicial para começar, de fato, o trabalho. A técnica ajuda no gerenciamento do tempo na medida em que evita a procrastinação e determina uma data para finalizar o trabalho. Daí, basta organizar a sua responsabilidade em micro-objetivos e dividi-los durante os dias até o prazo final.
5 – Crie um mapa mental
Em síntese, os mapas mentais são ferramentas visuais, estrategicamente estruturadas para a organização, memorização, e análise de uma determinada tarefa ou ideia. Ou seja, para fins de estudo, trabalho, pessoal ou para ajudar na concepção de novas ideais, o mapa mental é uma excelente ferramenta para ajudar pessoas em seus processos de aprendizagem e criatividade.
A metodologia é uma aliada da produtividade, pois permite que você tenha uma visão ampla do seu planejamento, descomplicando a organização das ideias e facilitando o surgimento de novas possibilidades.
Veja abaixo o exemplo de um mindmap que pode ser a chave para o seu desenvolvimento:
E, pra quem é adepto das novas tecnologias, claro que existem ferramentas online disponíveis para facilitar e agilizar o processo de adequação. Clique aqui e conheça a ferramenta desenvolvida pelo MindMeister ou clique aqui e baixe um modelo editável para utilização em seus projetos (sejam eles pessoais ou profissionais).
Este artigo foi útil para você? Tem alguma outra técnica de gestão de tempo e produtividade que funciona contigo? Compartilhe conosco comentando neste post! Ou, se preferir, entre em contato conosco através deste link (Fale conosco).
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